Şirket Kuruluşu İçin Online Noter

Şirket kurma süreci uzun yıllar boyunca yüz yüze imzalar, noter onaylı belgeler ve resmi daire ziyaretleri gerektiriyordu. Ancak dijital hizmetlerin yükselişiyle birlikte girişimcilerin yasal işlemleri tamamlama biçimleri köklü bir şekilde değişti. Artık şirket kuruluşunda online noter hizmeti kullanmak mümkün. Bu sayede şirket tescil süreci çok daha hızlı, pratik ve dünyanın herhangi bir yerinden erişilebilir hale geliyor.

Özellikle sınır ötesinde çalışan veya uzaktan iş kuran girişimciler için online noter hizmetleri önemli bir avantaj sağlıyor. Bu yazıda online noterin ne olduğunu, neden şirket kuruluşunda önemli olduğunu, nasıl çalıştığını ve dijital noterliğin avantajları ile zorluklarını ele alacağız.

Online Noter Nedir?

Online noter ya da uzaktan online noter (RON), dijital araçlar kullanarak noterlik işlemlerini gerçekleştirme yetkisine sahip resmi noterlerdir. Süreç genellikle şu adımları içerir:

• Canlı video görüşmesi ile kimlik doğrulama ve imza süreci

• Kimlik doğrulama sistemleri ile imza sahibinin kimliğinin teyidi

• Dijital imzalar ile fiziksel imzaların yerine geçmesi

• Elektronik noter mühürleri ile belgelerin yasal geçerliliğinin sağlanması

Bu sayede girişimciler, noter belgelerini fiziksel olarak bir araya gelmeden çevrimiçi olarak onaylatabilir.

Şirket Kuruluşunda Online Noter Kullanmanın Önemi

Şirket kurma sürecinde noter onayı gerektiren birçok belge bulunur. Bunlar arasında:

• Ana sözleşmeler (Articles of Incorporation/Formation)

• Ortaklık anlaşmaları

• Limited şirketler için işletme sözleşmeleri (Operating Agreement)

• Şirket temsilcileri için vekaletnameler

• Uluslararası iş sözleşmeleri

Yer alır. Online noter kullanımı girişimcilerin zaman kazanmasını, maliyetleri azaltmasını ve seyahat gerekliliğini ortadan kaldırmasını sağlar. ABD, Avrupa veya diğer bölgelerde şirket kurmak isteyen yabancı girişimciler için online noter hizmetleri coğrafi engelleri ortadan kaldırır.

Başlıca Avantajlar

• Kolay erişim: İstenilen yerden, istenilen zamanda kullanılabilir.

• Hız: Günler sürebilecek noter işlemleri dakikalar içinde tamamlanır.

• Maliyet avantajı: Seyahat ve kargo masraflarını ortadan kaldırır.

• Küresel erişim: Yabancı girişimciler için ABD veya AB’de şirket kuruluş belgelerinin uzaktan onaylanmasını sağlar.

• Yasal geçerlilik: Çoğu ülkede e-noterlik yasaları kapsamında kabul edilir.

Online Noter Süreci Nasıl İşler?

Platform Seçimi

İlk adım olarak lisanslı bir online noter platformu seçilmelidir. En bilinen platformlar arasında Notarize.com, NotaryCam, DocuSign Notary ve OneNotary bulunur.

Belgelerin Yüklenmesi

Şirket kuruluşu için gerekli belgeler (örneğin kuruluş sözleşmesi, ortaklık anlaşmaları) platforma yüklenir.

Kimlik Doğrulama

Noter, imza sahibinin kimliğini doğrulamak için şu yöntemleri kullanır:

• Resmi kimlik belgeleri (pasaport, ehliyet)

• Güvenlik soruları (KBA)

• Biyometrik doğrulama yöntemleri

Canlı Video Görüşmesi

Noter ve imza sahibi güvenli bir video görüşmesi üzerinden bağlantı kurar. İmza atma süreci canlı olarak onaylanır ve noter elektronik mührünü uygular.

Güvenli Saklama ve Teslim

Noter onayı tamamlandıktan sonra belgeler şifrelenmiş veritabanlarında saklanır ve dijital olarak teslim edilir. Çoğu platform, belgelerin doğrudan resmi kurumlarla paylaşılmasına da izin verir.

Online Noterin Hukuki Geçerliliği

Online noterlik her ülkede aynı şekilde tanınmaz.

• ABD: 40’tan fazla eyalet RON (Remote Online Notarization) uygulamasını kabul etmiştir. Virginia, Texas ve Florida bu konuda öncüdür.

• Avrupa Birliği: eIDAS düzenlemesi sayesinde elektronik imza ve mühürler tüm AB ülkelerinde yasal olarak geçerlidir.

• Diğer Bölgeler: Giderek daha fazla ülke online noterliği kabul etmektedir, ancak bazı ülkelerde hâlen yüz yüze noter şartı vardır.

Şirket kuruluşu öncesinde, başvurulacak ülkenin dijital noterliği kabul edip etmediği mutlaka kontrol edilmelidir.

Şirket Kuruluşu İçin En İyi Online Noter Platformları

Notarize.com – ABD merkezli, kurumsal belgeler için yaygın olarak kullanılan bir platformdur. 7/24 noter erişimi sunar.

NotaryCam – Uluslararası noterlik işlemlerinde uzmanlaşmıştır. ABD şirketi kurmak isteyen yabancı girişimciler arasında popülerdir.

DocuSign Notary – DocuSign ekosistemine entegre çalışır. Özellikle sözleşmelerini zaten DocuSign üzerinden yöneten firmalar için idealdir.

OneNotary – Daha uygun maliyetli ve kullanıcı dostu bir platformdur. Küçük işletmeler ve girişimler tarafından tercih edilir.

Girişimciler İçin Online Noterin Avantajları

• Hızlı kuruluş: Limited şirket veya anonim şirket tescil sürecini hızlandırır.

• Uzaktan iş kurma: Dijital göçebeler ve yabancı girişimciler için uygundur.

• Hizmet entegrasyonu: Şirket kuruluş ajansları, hukuk büroları ve online tescil platformlarıyla entegre çalışabilir.

• Şeffaflık ve güvenlik: Her noter işlemi video kaydı, dijital kayıt ve zaman damgasıyla belgelenir.

Zorluklar ve Sınırlamalar

• Yargı farkları: Her ülke online noterliği kabul etmez.

• Teknoloji gereksinimi: Güvenli internet, kamera ve dijital araçlar gerekir.

• Uluslararası geçerlilik: Bazı ülkeler hâlen fiziki noter onayı talep edebilir.

• Siber güvenlik riskleri: Güçlü şifreleme kullanılmasına rağmen riskler tamamen ortadan kalkmaz.

Online Noter Kullanırken İpuçları

• Şirket kuracağınız ülkenin dijital noterliği kabul ettiğinden emin olun.

• Lisanslı ve regülasyona uygun platformları tercih edin.

• Belgelerinizi önceden eksiksiz hazırlayın.

• Belgelerin güvenli saklandığından ve yedekleme politikalarının bulunduğundan emin olun.

• Birden fazla ülkede şirket kuruyorsanız mutlaka hukuk danışmanı ile görüşün.

Online Noterliğin Geleceği

COVID-19 pandemisi, uzaktan noter kullanımını hızlandırdı ve birçok hükümet bu uygulamayı kalıcı hale getirmeye başladı. Gelecekte şunlar bekleniyor:

• Online noter belgelerinin daha geniş çapta kabul edilmesi

• Yapay zeka destekli kimlik doğrulama süreçleri

• Blockchain tabanlı noterlik kayıtlarıyla sahteciliğin önlenmesi

• Şirket kuruluş portalları ile online noter sistemlerinin doğrudan entegrasyonu

Girişimcilik dijitalleşmeye devam ettikçe, online noterlik iş kurmanın küresel standardı haline gelecek.